Сотрудники учебного центра: формируем штат

Для составления списка сотрудников принято опираться на бизнес-процессы организации.

Разделим бизнес-процессы учебного центра глобально по направлениям:

• организационное управление;
• финансовое управление и учет;
• продажи;
• обучение;
• документооборот.

На первых порах, сразу после открытия и получения лицензии, учебный центр может функционировать с минимальным количеством сотрудников, исходя из указанных выше направлений.

Штат будет включать:

• генерального директора;
• бухгалтера;
• менеджера по продажам;
• преподавателя;
• документоведа.

В зависимости от функциональных особенностей, штат можно сократить до трёх человек. Так, бухгалтер может дополнительно взять на себя ведение документации.

Должность преподавателя обязательна, если у вас предусмотрена обратная связь между обучающимся и учебным центром в процессе обучения.

Если процесс обучения полностью автоматизирован, то в преподавателе необходимости нет.

Вариант увеличения штата

В процессе работы у вас может увеличиться количество предлагаемых продуктов и услуг. Соответственно, встанет вопрос о расширении штата.

Вам, скорее всего, понадобятся следующие специалисты:

• методист;
• делопроизводитель;
• документовед;
• юрист (он может выступать так же как руководитель учебно-методического отдела при наличии двух и более методистов);
• руководитель отдела продаж — должен появиться в структуре учебного центра, когда продажами занимаются три и больше менеджеров по продажам.

Функциональные обязанности сотрудников учебного центра

Кратко рассмотрим функционал сотрудников.

Генеральный директор (директор; руководитель учебного центра, если учебный центр — это структурная единица в организации):

• стратегическое планирование (в каком направлении развиваться);
• вопросы с лицензией;
• проверки надзорных органов;
• прием на работу сотрудников;
• контроль деятельности отделов;
• решение сложных вопросов.

Бухгалтер:

• первичная документация от поставщиков;
• работа с расчетным счетом (оплата счетов, выгрузка поступивших оплат);
• акты сверки с контрагентами;
• ведение бухучета;
• отчетность в надзорные органы (налоговая, пенсионный фонд, фонд социального страхования);
• расчет и выдача заработной платы;
• работа с кассой (при её наличии);
• кадровое делопроизводство (оформление на работу, приказы, трудовые книжки).

Юрист:

• составление шаблонов договоров (с последующими внесениями изменений по мере необходимости);
• составление локальных нормативных актов (с последующими внесениями изменений по мере необходимости);
• разработка шаблонов документов (приказы, протоколы, итоговые документы);
• участие в закупках;
• консультирование сотрудников учебного центра по ситуациям с клиентами;
• изучение законодательства в сфере образования;
• консультирование сотрудников учебного центра по нормативным актам (новым, измененным или отмененным);
• контроль работы учебно-методического отдела.

Руководитель отдела продаж (РОП):

• оперативное (ежедневное) управлением отделом продаж;
• определение действий для выполнения плана продаж;
• поиск сотрудников в отдел продаж, первичный отбор;
• подача предложений руководству по расширению спектра услуг (запросы от клиентов на разработку курсов);
• изучение конкурентов.

Должность РОПа можно вводить уже на том моменте, когда директор понимает, что из-за контроля работы менеджеров у него начинают «провисать» основные обязанности руководителя.

Менеджер по продажам:

• обработка входящих заявок;
• консультирование клиентов по услугам учебного центра;
• поиск клиентов (обзвон);
• заключение сделки;
• сопровождение клиента (коммуникация в процессе обучения, документооборот с клиентом);
• решение вопросов по оплате, отправке и получению документов.

Специалист учебно-методического отдела (делопроизводитель):

• добавление заявки в СДО;
• подготовка документов для оплаты (договор, счет, акт);
• отправка доступов слушателям;
• подготовка итоговых документов по результатам обучения;
• ведение реестров выданных документов.

Специалист учебно-методического отдела (документовед):

• отправка итоговых документов почтой;
• получение корреспонденции в адрес учебного центра;
• подготовка приказов по обучению, протоколов;
• подготовка документов по практической подготовке (приказы, договоры, отчеты).

Методист:

• написание и обновление курсов;
• подготовка и актуализация образовательных программ;
• консультирование сотрудников учебного центра по курсам.

Преподаватель:

• консультирование слушателей по процессу обучения;
• проверка итогового тестирования;
• проверка практических заданий;
• предложения по улучшению курсов;
• взаимодействие с методистом по разработке/актуализации курсов, тестов, практических заданий.

Схема «Структура учебного центра»