15 июня 2023 г.

Бухгалтерские документы: счета и акты

Услуги учебного центра оплачиваются на основании счета на оплату.

Стандартный счет можно сформировать в любой бухгалтерской программе.

Основная информация, которая должна быть указана в счете:

наименование учебного центра, его юридический и фактический адреса, номер контактного телефона, ИНН и КПП, банковские реквизиты для перечисления платежа;
наименование плательщика, ИНН, юридический адрес;
основание выставления счета (чаще всего это договор);
перечень программ, за обучение по которым производится оплата;
количество обучающихся;
стоимость за одного обучающегося по каждой программе;
общая стоимость по каждой программе;
общая стоимость по счету;
стоимость указывается цифрами и прописью;
информация об НДС (является учебный центр плательщиком или нет);
должность, подпись и расшифровка подписи руководителя учебного центра;
печать учебного центра.

Счет достаточно отправить по электронной почте (особенно физическим лицам), однако бюджетные организации чаще всего запрашивают еще и печатный вариант: его можно отправить вместе с оригиналом договора и акта.

Счет печатается в одном экземпляре — только для заказчика.

Выполнение учебным центром своих обязательств по договору оформляется актом оказанных услуг.

Так же, как и счет, акт можно сформировать в бухгалтерской программе.

Основная информация, которая должна быть указана в акте:

данные исполнителя (наименование, адрес, ИНН/КПП, банковские реквизиты);
данные заказчика (наименование, адрес, ИНН/КПП, банковские реквизиты);
основание — договор;
та же табличка с курсами, количеством обучающихся и стоимостью, что и в счете;
общая сумма по акту цифрами и прописью;
фраза: «Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет»;
должность, подпись и расшифровка руководителей исполнителя и заказчика + печати.

В отличие от счета, акт печатается в двух экземплярах (как и договор), по одному для каждой стороны. Скан акта отправляется по электронной почте и после получения подписанного скана от клиента отправляется почтой России вместе с договором и документами об обучении.

Обратите внимание! Обязательно нужно вести реестр договоров, в котором вы будете указывать номер договора, наименование заказчика, дату заключения, выставленный счет и акт, программы обучения по договору.

Идеальным решением станет система дистанционного обучения, в которой будет предусмотрен и бухгалтерский документооборот.

Документирование всего процесса обучения

Каждый этап взаимодействия с обучающимся важно подтверждать документально:

начало обучения — делаем скан заявки, скан подписанного договора, отправляем по электронной почте логин и пароль для входа в СДО;
система фиксирует вход слушателя на обучающую платформу, записывает результаты тестирования;
сохраняем сканы подписанного заказчиком акта выполненных работ;
высылаем трек-номер об отправке документов слушателю.

При прохождении проверки все эти данные помогут вам подтвердить факт обучения и продемонстрировать процесс при запросе от надзорных органов.