30 мая 2023 г.

Обеспечение работы учебного центра: офисная жизнь

Очень часто руководители учебных центров настолько глубоко погружаются в вопросы управления, бухгалтерии, контроля менеджеров, что забывают об организации офисной жизни.

Прежде чем погрузиться в пучину операционных вопросов, назначьте офис-менеджера и закрепите за ним функции по обеспечению жизнедеятельности офиса.

Это может быть отдельный сотрудник. Однако обычно обязанности офис-менеджера выполняет кто-то из уже принятых работников.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Учет канцтоваров: отслеживает наличие всего необходимого, ищет выгодных поставщиков, оформляет заказы, принимает доставку, выдает канцтовары сотрудникам.
Контроль наличия бланков документов: находится в курсе текущих и планируемых заказов, чтобы своевременно пополнять запас бланков; оформляет заказы, принимает заказы.
Контроль состояния мебели, техники: принимает заявки от сотрудников, ищет выгодные предложения, производит закупку, организовывает ремонт при необходимости.
Решение вопросов, связанных с помещением: общается с собственниками помещений (если помещение в аренде), организует ремонт, замену фурнитуры, ищет новое помещение при необходимости.
Обеспечение офиса продуктами, контроль состояния кухни (при наличии): составляет списки продуктов, в том числе по заявкам сотрудников, принимает доставку, следит за чистотой в кухонной/обеденной зоне, по просьбе руководителя/менеджеров может подавать чай, кофе для встречи с клиентами.

Необходимый минимум для организации комфортной работы сотрудников в учебном центре

1. Стол и стул для каждого сотрудника.

Обратите внимание на размеры столов: для учебно-методического отдела рекомендуется подбирать столы большего размера.

2. Компьютеры.

Для менеджеров возможно приобретение ноутбуков.

Специалистам учебно-методического отдела рекомендуется ставить 2 монитора, это упрощает работу с курсами, нормативными актами и пр.

3. Копировальная техника.

У каждого сотрудника учебно-методического отдела должен быть принтер и хотя бы один цветной принтер на отдел. Идеально, если это будут МФУ, так как делопроизводители и документоведы работают с большим объемом печатных материалов.

Менеджерам достаточно 1 принтера на отдел. Если планируется распечатывать коммерческие предложения для клиентов в цвете, то — цветной принтер).

4. Телефоны.

Менеджерам рекомендуется выдавать служебные телефоны. Служебные телефоны можно интегрировать с CRM-системой, чтобы фиксировать звонки и записывать разговоры.

Если вы разрешите менеджерам общаться с клиентами по личным телефонам, помните, что в случае увольнения менеджера его клиентская база уйдет вместе с ним.

5. Шкафы.

Деятельность учебного центра связана с большим количеством бумажных документов, которые будут проверять надзорные органы, поэтому шкафы для хранения необходимы для организации работы.

6. Маркерная доска.

Пригодится как для проведения занятий со слушателями, так и для организационных встреч с сотрудниками.